Expansión.com: Hacienda suaviza la adaptación de las empresas a la factura electrónica

Hacienda suaviza la adaptación de las empresas a la factura electrónica
Hacienda suaviza la adaptación de las empresas a la factura electrónica.
Expansión.com (17.04.2007)

El BOE publica la orden ministerial que regula la conservación de documentos en formato digital y la facturación a través de Internet, para sustituir al papel.

El Ministerio de Economía y Hacienda ha abierto finalmente la mano en la nueva regulación sobre la utilización de las nuevas tecnologías y los medios telemáticos en la emisión, recepción y conservación de facturas para empresas y profesionales. El BOE publicó ayer la orden ministerial que regula esta materia y en la que se han rebajado apreciablemente algunos de los requisitos inicialmente contemplados por Hacienda, lo que, según los expertos del sector consultados, facilitará que cada vez más empresas utilicen la facturación electrónica.

Uno de los elementos más destacados por los expertos es la regulación de la conversión de las facturas u otros documentos en formato digital, lo que evitará que las empresas deban conservar el original en papel. La orden establece que esta conversión se realice, directamente por la empresa o por terceros, "utilizando en ambos casos un software de digitalización certificada" esto es, supervisado por la Administración Tributaria para que el sistema sea fiable.
En los primeros borradores de esta norma, Hacienda había planteado que la certificación en vez de residir en el programa informático, afectara al hardware. "Aquello era un disparate, que no se plantea en prácticamente ningún país, y hubiera obligado a Xerox, Canon, Fujitsu y otros fabricantes de escáner a realizar equipos específicos para cumplir con las normas españolas", según explicó uno de los expertos consultados.

Todavía habrá papel
Según estos expertos, a corto plazo, lo más importante es poner facilidades para que las empresas, sobre todo las de menor dimensión, puedan empezar a conservar sus facturas y otros documentos en formato electrónico. "Todavía va haber mucho papel, por lo que el problema estaba en lograr el mejor sistema para facilitar su digitalización. Este es un paso previo muy importante, pues ello va a impulsar a las empresas a que realicen la migración hacia la emisión de facturas electrónicas, explica María Rodríguez-Losada, presidenta de la Asociación Española de Documentación Digital.

Los programas informáticos que se desarrollen para la digitalización de documentos deberán recibir un certificado de validez por parte de la Agencia Tributaria.

La Administración fiscal está trabajando ya en una próxima resolución en la que se establecerán los requisitos técnicos para la homologación del software que se podrá utilizar en la digitalización. "Por ejemplo, se determinará un número de píxeles mínimos por pulgada que deberá componer la copia digital, de modo que tenga la precisión necesaria para que forme una imagen fiel y completamente legible del documento original", según fuentes de la Agencia Tributaria.

La propia Administración está forzando que las empresas usen los medios telemáticos. Por ejemplo, la norma que obligará a las pymes a presentar la declaración del Impuesto de Sociedades por Internet -ver EXPANSIÓN del 30 de marzo-.

Una norma que viene con cuatro años de espera
Los expertos destacan que ya es una gran noticia el propio hecho de que el BOE haya publicado la orden sobre factura electrónica.

La norma viene a desarrollar el reglamento de facturación de 2003, y los primeros textos debatidos con el sector tienen fecha de 2004. La Agencia Tributaria ha pilotado el proceso de elaboración de la norma, tratando de que el sistema tenga los mayores controles posibles. Así, fuentes del sector opinan que en principio pesó mucho la opinión de la Inspección, pero que al final se ha visto más la mano de otro departamento de la Agencia más sensible con estos asuntos, como es Informática Tributaria.

Las nuevas tecnologías en las empresas
Ahorro de tiempo y dinero
El principal argumento de los defensores de los sistemas de facturación electrónica y de conservación de documentos en formato digital es el ahorro que suponen estos nuevos soportes, tanto en tiempo, como en espacio y, en consecuencia, en dinero para las empresas.

Según los expertos, una factura en papel cuesta a las empresas 3,83 euros de media; pero si es digital, su coste se reduce a los 1,20 euros. De igual modo, la gestión manual de cada factura consume 16 minutos de tiempo a las empresas; pero si están informatizadas, tardarían solo cuatro minutos y medio. Todavía hay pocas empresas que emiten facturas electrónicas. Los expertos calculan que este año habrá unas 30.000 compañías que estarán utilizando los medios telemáticos en sus transacciones; son apenas un 1% de las cerca de tres millones de empresas que existen en nuestro país. Pero se espera un fuerte crecimiento en este terreno. El 93% de las empresas, según los estudios del sector, planea empezar a emitir facturas por Internet en el plazo de dos o tres años.

Un sistema voluntario
Los responsables de la Agencia Tributaria y los expertos destacan que la norma sobre facturación electrónica establece un sistema voluntario para el receptor. Esto es, una compañía no va a poder emitir facturas y otros documentos en formato digital si la empresa que los va a recibir no lo consiente, porque desean todavía trabajar con papel por su desarrollo tecnológico o por la reducida dimensión de su negocio. Las empresas que envíen sus facturas por Internet deberán poseer algunos de los sistemas de certificación y firma electrónica que estén legalmente reconocidos. En este sentido, las mayores cautelas de la norma se centran en los documentos emitidos fuera de España. Igualmente, la orden ministerial es muy rigurosa en los requisitos que deben cumplir las empresas cuando contraten servicios de conservación electrónica de los documentos que estén en el extranjero. En ese caso, se exigirá que exista un acuerdo de colaboración de intercambio de información con la Administración fiscal del país donde estén ubicados los servidores en los que se conserva la documentación.

La Administración está forzando a las empresas a que utilicen los medios telemáticos