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Requisitos éticos relevantes (Segundo Elemento de un Sistema de Control de Calidad)
La ética es el conjunto de normas morales que rigen la conducta humana, y una práctica que trabaja con ética profesional es la base del éxito duradero. Es decir, la ética implica, entre otras cosas, saber cuándo decir NO
Domingo, 08 de Mayo de 2011 11:44

Resultaría trillado y repetitivo mencionar cómo nuestra profesión se ha visto afectada, mermada y altamente regulada por acontecimientos recientes que han involucrado de una u otra manera a las firmas de Contadores Públicos en el mundo, pero también sería irresponsable e imprudente pensar que las firmas de Contadores son las responsables de estos acontecimientos.

Sin embargo, lo que es necesario —y si me permiten una obligación—, es que como Contadores Públicos actuemos y ejecutemos nuestros servicios profesionales conforme a los más altos estándares de ética y control de calidad que establece nuestra profesión. Por ende, que el nivel de confianza que deposita el público en nuestros servicios profesionales sea total. Recordemos que la esencia de nuestro trabajo es la confianza pública.

¿Por qué ser éticos?
Con seguridad, es una pregunta que quizá algunos de nosotros nos hemos realizado, porque entendemos y consideramos que actuamos en nuestro haber personal y profesional con ética y moral; sin embargo, es necesario recordar algunos de los problemas éticos más comunes en una organización:

* Abuso de poder. Utilizar el puesto para “pisotear” a unos o para favorecer a otros.
* Conflicto de intereses. Emitir normas en su ámbito de trabajo que redundarán en su propio beneficio, como lo es participar en el proceso de reclutamiento cuando uno de los candidatos es miembro de su propia familia.
* Nepotismo. Reclutar a varios miembros de una familia en la misma institución.
* Soborno. Aceptar dádivas, obsequios o regalías a cambio de dar un trato especial o favor a alguien como retribución por actos inherentes a sus funciones.
* Lealtad excesiva. Mentir para encubrir la conducta impropia del supervisor o hacer todo lo que este le diga, aun en contra de sus principios morales.
* Falta de dedicación y compromiso. Perder el tiempo, hacerse “de la vista gorda” y no dar el máximo de su esfuerzo en el trabajo.
* Abuso de confianza. Tomar materiales de la institución para su uso personal o hacer uso indebido de los recursos disponibles en la misma.
* Encubrimiento. Callar para no denunciar a un traidor, movido por su amistad o por temor.
* Egoísmo. Buscar el bienestar propio en detrimento del beneficio de los demás.
* Incompetencia.

Ahora bien, repasemos los postulados básicos de nuestro código de ética: independencia de criterio, calidad profesional de los trabajos, preparación y calidad profesional, responsabilidad personal y secreto profesional.


A continuación, menciono algunos de los requisitos de ética relevantes que deben ser considerados por las firmas en su sistema de control de calidad.

Independencia
Todos los miembros del equipo deben ser independientes de sus clientes, tanto de mente como en apariencia y dicha independencia debe observarse y mantenerse durante todo el periodo del compromiso; por lo tanto, las firmas deben:

- Comunicar los requisitos de independencia a su personal y, cuando proceda, a otras personas sujetas a los mismos.

- Identificar y evaluar circunstancias y relaciones que creen amenazas a la independencia, y tomar las medidas apropiadas para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable o, si se considera apropiado, retirarse del compromiso.

- Estas políticas y procedimientos exigirán que:

* El socio del compromiso proporcione información relevante acerca de los compromisos con clientes, incluyendo el alcance de los servicios, para que se pueda evaluar el impacto general, si lo hay, en los requisitos de independencia.
* El personal avise de inmediato sobre circunstancias y relaciones que puedan crear una amenaza.
* La información relevante se acumule y se comunique al personal apropiado, con el fin de que la firma y su personal puedan determinar fácilmente si satisfacen los requisitos de independencia; se mantenga y actualicen los registros relacionados con la independencia y se puedan tomar las medidas adecuadas respecto de las amenazas identificadas.

- Establecer políticas y procedimientos para dar seguridad razonable de que, en los casos de incumplimiento:

* El personal avise de inmediato sobre violaciones a la independencia.
* La firma comunique de inmediato las violaciones identificadas para que: el socio del compromiso, junto con la firma, aborde la violación; otros miembros del personal relevantes de la firma y, cuando proceda, la red y quienes están sujetos a los requisitos de independencia tomen las medidas pertinentes; y el socio del compromiso dé aviso de inmediato, respecto a las medidas tomadas para resolver el asunto, y así la firma pueda determinar si debe tomar otras medidas.

- Cuando menos una vez al año, la firma debe obtener confirmaciones por escrito del cumplimiento de sus políticas y procedimientos sobre independencia, por parte de todo el personal que, conforme a los requisitos de ética relevantes, deba ser independiente.

- Establecer políticas y procedimientos en relación con el conflicto de intereses y la rotación de personal.

Si con la aplicación de las salvaguardas apropiadas no es posible eliminar o reducir las amenazas a la independencia a un nivel aceptable, la firma debe eliminar la actividad, inversión o relación que las esté creando, o bien rehusarse a aceptar o continuar con el compromiso.

Rotación de personal en compromisos de auditoría de entidades públicas
Cuando el cliente sea una entidad pública y el socio del compromiso o el revisor de control de calidad del compromiso trabaje con el cliente durante un periodo definido —de cinco a siete años—, dependiendo de si la entidad está listada en México o en el extranjero, no podrá participar en el compromiso hasta que pase otro periodo que, por lo general, es de dos años.

Una parte importante de los procedimientos de aceptación y continuidad del cliente es evaluar la independencia del equipo del compromiso. Cuando la evaluación concluye que es necesaria la rotación de uno o más individuos, debe informarse al responsable de ética de la firma.
Tratándose de entidades no públicas, si se considera que la rotación es necesaria, el socio o miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia identificará el reemplazo, especificando el periodo durante el cual no participará el individuo en la auditoría de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes.

Conflictos de intereses
Los socios y el personal profesional deben estar libres de cualesquiera inversiones, influencias o relaciones con respecto a los asuntos del cliente que dañen el juicio profesional o la objetividad.

Asimismo, los socios y el personal profesional no pueden explotar información de los clientes para beneficio personal y deben tomar medidas razonables para identificar circunstancias que puedan representar un conflicto de intereses.

Por lo general, se avisa al cliente sobre los intereses comerciales o actividades de la firma que puedan representar un conflicto de intereses, así como de todas las partes relevantes conocidas en situaciones en las que la firma esté actuando para dos o más partes, en relación con un asunto cuando sus respectivos intereses estén en conflicto y que los socios o el personal profesional no actúan, exclusivamente, para algún cliente en la prestación de los servicios propuestos. En todos los casos, debe obtenerse el consentimiento del cliente para actuar.

La firma es responsable del desarrollo, implantación, cumplimiento y vigilancia de métodos y procedimientos de la práctica, diseñados para ayudar a los socios y al personal profesional a conocer, identificar, documentar y abordar los conflictos de intereses para determinar su debida resolución.

Confidencialidad
Todos los socios y personal profesional deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente, por lo que deben existir políticas y procedimientos relacionados al:

* Acceso y retención de información de la firma. Los documentos deben quedar archivados el tiempo necesario para satisfacer requisitos profesionales, reglamentarios o legales.
* Acceso a papeles de trabajo cuando así lo solicita un cliente.

La firma puede cumplir estas obligaciones de las siguientes formas:

* Nombrar a una persona como responsable.
* Comunicar sus políticas de acceso y salvaguarda de la información.
* Establecer muros de seguridad (firewalls), hardware y software, así como procedimientos para transmisión y almacenamiento de datos, diseñados para conservar, catalogar y recuperar información electrónica, y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.
* También se sugiere contar con procedimientos e instalaciones internas y externas para el manejo y almacenamiento de los archivos de los papeles de trabajo base de la auditoría (físicos o electrónicos).
* Obtener de todo el personal, una declaración de confidencialidad al momento de su contratación y que, por lo menos una vez al año, esta se actualice para que sirva de recordatorio.

Por último, me gustaría también recordar algunos de los beneficios de un sistema de control de calidad: aumenta la confianza del público y los usuarios de nuestros servicios profesionales, así como el valor de una firma; mejora la imagen y proyección; genera una cultura organizacional con valores comunes para sus miembros, cumple con las leyes y regulaciones aplicables, y da efectividad y eficiencia en las operaciones.