Asesorando.Ciss.es: La necesidad de trabajar en un entorno seguro: nuevas TIC para los despachos profesionales

La necesidad de trabajar en un entorno seguro: nuevas tecnologías para los despachos profesionales
La implantación o el uso de una Extranet que permita el uso de Internet como canal de comunicación, pero dentro de un entorno estable, privado y seguro se hace necesaria y fundamental para cualquier negocio, en especial para los Despachos Profesionales por la cantidad y la importancia de la información que manejan.
ABRIL 2009

¿Virus? ¿Troyanos? ¿Hacker? ¿Spam? ¿Programas espía? Seguro que le suenan estos términos.

En la actualidad asistimos a un despliegue de servicios a través de Internet de gran magnitud y en todos los sectores tanto profesionales como de consumo: banca electrónica, e-factura, música, venta de entradas, etc. Como no podía ser de otra manera, existen otros jugadores que aprovechan este despliegue para otros fines como corromper sistemas, atacarlos con programas de virus, enviar miles de correos basura, etc. Es inevitable ¿o no?

Hoy en día es imprescindible dotar a nuestros sistemas informáticos, ya sean grandes o pequeños, de elementos básicos de seguridad que nos protejan de elementos exteriores que puedan amenazar la integridad de nuestra información como son Cortafuegos (Firewall) para impedir la entrada de usuarios no autorizados, Antivirus para evitar contagios con programas que infecten nuestros sistemas, etc.

De todos ellos, la implantación o el uso de una Extranet que permita el uso de Internet como canal de comunicación, pero dentro de un entorno estable, privado y seguro se hace necesario y fundamental para cualquier negocio, en especial para los Despachos Profesionales por la cantidad y la importancia de la información que manejan.

Una Extranet es un entorno de trabajo privado y seguro preparado para el tratamiento y transmisión de información crítica. Todos los usuarios que tienen acceso a la misma disponen de un nombre (login) y una contraseña (password) la cual les permitirá acceder al sistema y, dentro de él, a los contenidos que por su perfil tenga autorización.

Para ilustrar con un ejemplo en el entorno de Despachos Profesionales, imaginemos el siguiente escenario:

* Actualmente todos los Despachos Profesionales disponen de una serie de aplicaciones de gestión fiscal, laboral y contable.
* Por otra parte, los clientes del Despacho tienen su propio sistema informático de gestión comercial.
* En las tareas diarias habituales, desde el Despacho Profesional se envían múltiples documentos al cliente del despacho: facturas, balances, impuestos oficiales, nóminas, etc. Hasta ahora, la solución más usual es la de imprimir en el Despacho los documentos y, posteriormente, enviarlos por fax, correo postal o mensajero con el coste que esto representa. Otra opción es escanearlos o imprimirlos en un formato digital que nos permita enviarlos a través de correo electrónico, lo que conlleva disponer de una aplicación que convierta la información en soporte, así como de dar varios pasos una vez realizado el trabajo y dominar este tipo de herramientas. Asimismo, en este último caso hay que tener en cuenta además que lo hacemos por un canal público de comunicación y si la información, por ejemplo, son los recibos de salarios de una empresa, conviene recordar que nos estamos saltando las directrices y obligaciones que nos marca la LOPD en cuanto a confidencialidad e integridad de la información.
* Además, hay mucha información que el cliente del Despacho le remite para su posterior introducción: facturas, asientos, conceptos variables para la nómina de sus empleados, etc.

La solución ideal: una Extranet que integre los sistemas informáticos tanto del Despacho Profesional como de su Empresa cliente que permitiera, por ejemplo:

* Una mensajería privada que permitiera comunicar a cada persona del despacho con los diferentes interlocutores de la empresa cliente.
* Enviar a imprimir desde las aplicaciones locales del despacho directamente al cliente, en un solo paso y sin manejar más herramientas que las habituales.
* Recoger información desde la contabilidad de la empresa, sus ingresos, gastos, facturas, conceptos variables de nómina, altas y bajas de trabajadores, etc. y pasarlas automáticamente e integrarlas con el sistema de gestión del despacho para su tratamiento.

(Publicado en INJEF.com por José Vicente Cobos )