Recordamos que, de acuerdo con el Código de Comercio, los empresarios deberán llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. Además, las sociedades mercantiles llevarán un libro o libros de actas.
- El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
- El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
- El libro de Actas constará, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados
- No nos ocupamos, en esta entrada, de otros libros que pueden legalizarse en el Registro Mercantil como: el libro registro de socios o de acciones nominativas, el libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, y libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
Por otra parte, resulta conocido que los libros obligatorios se presentarán, en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, para su legalización.
- Antes de su utilización, mediante la diligencia en el primer folio de cada uno de los libros y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
- Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
Presentación telemática y certificados
A partir de este año pueden utilizarse para la remisión telemática cualquier firma digital de las autorizadas por el Ministerio de Industria no siendo necesaria la realización de trámite presencial en el Registro Mercantil siguiendo las instrucciones del Colegio de Registradores.
Para la presentación presencial de los libros, bien en soporte digital o en soporte papel, deben utilizarse las instancias que facilita el correspondiente registro que mostramos en la imagen siguiente:
Recordamos que el plazo de presentación de libros contables de ejercicios económicos coincidentes con el año natural, con independencia de la opción de presentación elegida, será el 30 de abril de 2010.
No obstante, en la presentación presencial conviene consultar las particularidades y limitaciones que en estas fechas suelen incluir los registros mercantiles.
Entradas y documentación relacionada:
- Cierre contable: legalización de libros oficiales.
- Legislación aplicable: Código de Comercio y Reglamento del Registro Mercantil.
- Utilidades en la legalización de libros obligatorios.
- Referencias de registros mercantiles.
Artículo completo en AntonioEstebancom.blogspot.com
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